Chaque année, il se dévoile de nombreux nouveaux outils bureautiques pour faciliter la vie aux entreprises. De l’invention de l’imprimante au serveur virtuel privé, il y en a pour tous les goûts.

Bien que certaines de ces inventions peuvent sembler superflues, elles ont toutes leurs places en entreprise. Dépendamment de votre domaine d’activité, vous pourriez avoir besoin de plus d’un outil bureautique pour vous simplifier la vie.

Nos experts bureautiques ont décidé de focaliser sur l’essentiel. Voici donc notre liste des 5 outils bureautiques indispensables que toute entreprise devrait considérer.

1.      L’imprimante : un outil bureautique nécessaire

Même à l’ère où la numérisation gagne en popularité, il y a toujours un besoin d’imprimerie en entreprise. Si vos besoins sont légers, vous pourriez considérer la location d’une imprimante, au lieu de l’achat. Souvent, avec la location, vous recevez les cartouches d’encre. Les réparations sont également fournies par la plupart des entreprises qui font leur location.

Que vous optiez pour une location ou l’achat, il vous faudra déterminer le type d’imprimante adaptée à vos besoins. Vous aurez donc à choisir entre l’imprimante à jet d’encre, laser, ou même l’imprimante multifonctions. Celle-ci vous permet de numériser, de copier et d’imprimer vos documents. Évaluez vos besoins en imprimerie afin de déterminer le type d’imprimante qui vous convient le mieux. Voici quelques questions pour vous aider à faire ce choix :

  • Avez-vous besoin de numériser et de faire des photocopies ?
  • Faites-vous beaucoup d’impressions en couleur ?
  • Quels sont vos besoins en imprimerie ? Réguliers, ou occasionnels ?

2.      Un système de téléphonie adéquat

La téléphonie est un autre outil bureautique très important. Mais comment choisir un bon système de téléphonie ? Nos experts en bureautique recommandent fortement les systèmes de téléphonie IP. C’est-à-dire, un système de téléphonie qui se branche sur votre réseau Internet. Voici quelques-uns des avantages de posséder un système de téléphonie IP :

  • Une économie sur vos frais téléphoniques, puisque ceux-ci passent par votre connexion Internet ;
  • Simple à utiliser, autant pour vous que votre clientèle ;
  • La centralisation de vos fournitures de bureau, incluant vos imprimantes, photocopieurs et ordinateurs ;
  • Moins de problèmes de câblage ou d’interfaçage ;
  • De nombreuses fonctionnalités telles que la boîte vocale, le renvoi d’appel et même l’envoi de messages par courriel ;

Un bon système de téléphonie permet donc d’augmenter la productivité de vos équipes de travail et est généralement abordable.

3.       Le WiFi : un indispensable à l’ère de la modernité

Il va sans dire qu’un bon réseau WiFi est devenu plus que nécessaire pour assurer le bon fonctionnement d’une entreprise. Un réseau WiFi efficace vous permet d’améliorer la mobilité de vos employés, est facile à utiliser et sécuritaire. De cette façon, vos employés peuvent communiquer efficacement et avoir accès à leurs données en tout temps. Vous augmentez également le niveau de protection de vos données. Les données sont protégées par des protocoles de sécurité sans fil qui cryptent les informations. Seuls vos employés et autres personnes autorisées peuvent accéder à ces informations.

4.      Des messages sur grand écran

Un autre outil bureautique intéressant est l’affichage sur grand écran. Mettez en plein la vue à votre clientèle en installant des écrans dans vos salles d’attente. Il s’agit d’une méthode prisée par de nombreuses entreprises. Vous pourriez même faire la location de projecteurs pour faire passer vos publicités, vos messages de bienvenue ou toute autre information pertinente.

5.      Clouds et serveur virtuel privé

Une autre façon de sécuriser vos informations est de les stocker dans des espaces de stockage virtuel, communément appelés clouds. Ces clouds permettent d’améliorer la gestion de votre entreprise. Vos employés auront accès à l’information qu’ils désirent rapidement et pourront la partager tout aussi facilement puisque tout se retrouve au même endroit. C’est un excellent outil bureautique pour protéger vos informations et les rendre accessibles rapidement.

Dans la même ligne de pensée que les clouds, un outil bureautique qui mérite considération est le serveur virtuel privé (VPS). Bien que les clouds soient une excellente solution, le serveur virtuel privé est moins limité en matière de stockage de données. Souvent avec les clouds, vous devrez payer un supplément pour avoir accès à plus d’espace de stockage. En revanche, le serveur virtuel privé est fiable, rapide et vous permet de dimensionner vos ressources instantanément. De plus, ceux-ci sont généralement à prix compétitifs, puisqu’il s’agit d’un domaine compétitif.

Pour plus d’information sur les outils bureautiques, n’hésitez pas à nous contacter.

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