Saviez-vous que télétravail et productivité font très bon ménage? C’est ce qu’a démontré une étude effectuée par l’Université de Montréal[1] en avril dernier. Portant sur l’adaptation au travail à distance en contexte de pandémie, cette étude est plus que concluante: travailler à domicile permet de mieux performer!

En effet, le tiers des répondants (des travailleurs qui sont désormais en télétravail à cause de la pandémie) estime que leur productivité a augmenté depuis qu’ils doivent travailler à distance. Même ceux dont la charge de travail a augmenté ont déclaré être plus productifs! Le télétravail, qui exige moins de temps en déplacements, permet ainsi aux employés de mieux gérer leur horaire et le volume de travail à effectuer.

Mais quels sont les éléments importants à respecter pour mettre en place le télétravail et comment contrôler le télétravail pour augmenter la productivité des employés?

Si l’on se fie aux données recueillies dans cette étude, ce seraient les suivants :

 

1.     Optimiser les communications à distance des équipes

La modification de certaines tâches à cause du télétravail, et le manque d’encadrement de la part des gestionnaires, sont les éléments que les répondants ont le plus déplorés. La moitié affirme avoir dû trouver des solutions technologiques (applications ou logiciels) par leurs propres moyen. Pourtant, ces technologies sont nécessaires pour résoudre des problématiques liées à leur nouveau mode de travail.

Il faut donc que votre entreprise soit bien conseillée pour mettre en place les logiciels et les applications nécessaires à la productivité de vos employés en télétravail. Aidez ceux-ci à mieux travailler en équipe et à communiquer efficacement à distance grâce aux conseils d’un spécialiste des technologies de gestion du télétravail.

 

2.     Créer des forums d’information réguliers

Selon les données de l’étude, les télétravailleurs qui se sentent isolés et loin des centres de décision ont affirmé être moins productifs depuis qu’ils font du télétravail.

Afin de ne pas isoler vos employés des décisions organisationnelles de l’équipe ou de l’entreprise, mettez en place des forums virtuels permettant de mettre ceux-ci au courant des nouveaux clients, des nouvelles nominations, des nouvelles façons de faire, des projets à venir, des réunions, etc. Cela permettra à vos employés (et aux pigistes!) de se sentir être un membre à part entière de l’entreprise et des équipes. Les informations pourront être consultées et les employés seront libres de poser leurs questions ou de laisser leurs commentaires.

Les forums sont un bon moyen de garder la communication présente entre collègues en dehors des courriels ou des commentaires sur les applications de travail à distance (Monday.com, Asana, etc.). Cela brise l’isolement social et permet de garder des relations de travail intéressantes entre collègues, ainsi qu’une cohésion dans les équipes.

 

3.     Équiper vos employés pour leur permettre de performer

Le fait que les employés sont bien outillés pour travailler à distance est un facteur important pour favoriser une meilleure productivité.

Ainsi, mettre en place des solutions technologiques efficaces (et vous assurer que vos employés comprennent comment les utiliser) est essentiel. Parmi ces solutions:

  • Instaurer un système de  téléphonie IP hébergée pour que les communications soient faciles et bien gérées.
  • Centraliser toutes les données de l’entreprise dans un Cloud (transfert de vos documents en format papier vers leur version numérique) pour que les dossiers soient centralisés.
  •  Louer ou acheter un serveur virtuel privé sécurisé et performant, qui renfermera toutes les données de l’entreprise et qui sera accessible à distance.
  • Implanter un service d’impression de documents à distance.

 

4.     Bien définir les rôles, les tâches et les délais

Selon les résultats de l’étude, une baisse de productivité en télétravail a été signalée chez les employés dont les tâches à accomplir n’étaient pas bien planifiées et gérées. En vous assurant que les définitions de tâches sont claires pour chaque employé et que les délais sont respectés, il y aura moins de perte de productivité. Des logiciels comme Asana ou Monday.com permettront à vos équipes de travail de gérer efficacement leurs tâches.

 

5.     Engager des spécialistes

Contactez GNL Technologies, une équipe d’experts en bureautique dans la grande région métropolitaine, au 450-679-0001 ou remplissez notre formulaire de contact pour une réponse rapide.

Nous pourrons vous aider à implanter les solutions de télétravail nécessaires en termes d’équipements ou de technologies.

 

[1] En collaboration avec l’Université Laval et la Toulouse Business School, en France.

 

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