Dans le contexte de pandémie actuel, beaucoup d’entreprises ont été appelées à fonctionner entièrement à distance. Bien que travailler de la maison comporte son lot de défis, cela peut aussi être avantageux autant pour l’employeur que pour les employés. GNL Technologies vous vous offre quelques conseils pour la mise en place et la gestion du télétravail.
Comment mettre en place le télétravail dans votre entreprise?
Il est plus facile que vous ne croyez de mettre en place le télétravail dans votre entreprise. Il suffit d’employer des méthodes de gestion efficaces et d’équiper vos employés des outils adéquats. Bonne nouvelle : ces outils sont peu dispendieux à installer et à employer.
Voici les éléments à implanter pour réussir votre transition vers le télétravail :
1. Une connexion Wi-Fi performante
L’accès à une connexion Internet d’entreprise haute vitesse pour tous vos employés est indispensable afin de leur permettre de communiquer efficacement entre eux (et avec les clients) à distance. Même si votre domaine n’est pas en lien avec le Web, vos employés doivent pouvoir s’envoyer des courriels et des messages textes, et tenir des réunions à distance par visioconférence, et ce, peu importe où ils se trouvent!
2. La location d’un serveur privé
Délocalisez votre structure informatique (ordinateurs de bureau) en entrant toutes les informations qu’ils contiennent dans un serveur virtuel privé accessible à distance. C’est la même chose que de placer toutes vos informations dans un Cloud, mais avec une sécurisation maximale de vos données.
3. Des outils de gestion de projets
Utiliser des logiciels liés à la gestion du télétravail tels que ProofHub, Trello, Monday.com, Asana et Workfront facilitera grandement les communications entre vos employés. Ces outils de gestion de projets à distance permettent à chaque gestionnaire et employé de suivre, de commenter et de modifier les documents ainsi que les feuilles de route des projets en temps réel grâce à des tableaux de bord en ligne. Cela signifie que même si vos employés travaillent à distance, ils savent toujours quelles sont les tâches qui leur sont assignées et quel est le statut des autres tâches du projet.
4. Un système de gestion électronique des documents (GED)
Le système GED permet de centraliser tous les documents de votre entreprise en les rendant accessibles en tout temps à vos employés. Il s’agit d’un Cloud qui est dédié uniquement à votre entreprise. Les données informatiques, mais aussi celles qui sont reliées à la téléphonie IP et à l’impression de documents sont regroupées et peuvent être accessible à distance. Ce système permet à vos employés de collaborer efficacement à distance. L’impression de documents peut également se faire à partir de la maison. La gestion du télétravail est ainsi plus facile que la gestion d’employés qui travaillent dans vos bureaux d’affaires.
5. La téléphonie IP
Il s’agit d’un système téléphonique qui se connecte à votre réseau Internet et qui permet une plus grande mobilité puisque vos employés peuvent garder leur numéro de ligne fixe, peu importe où ils se trouvent. La voix est numérisée, puis traitée rapidement comme n’importe quelle autre donnée. Cette technologie comprend une multitude de fonctionnalités comme la boîte vocale, le renvoi d’appel et l’envoi de messages par courriel.
Engagez un coach d’entreprises
La transition vers le télétravail est enclenchée pour de nombreuses entreprises. Dans cette période de changements constructifs, un bon coaching est indispensable. Faire affaire avec des spécialistes de la gestion du télétravail vous aidera à effectuer une transition réussie.
Nos conseils pour la gestion du télétravail
1. Soyez à l’écoute de vos employés
Une bonne gestion du télétravail implique d’être à l’écoute de chaque employé. Certains d’entre eux peuvent être très à l’aise avec cette nouvelle façon de travailler alors que d’autres peuvent ressentir de l’anxiété causée par ce changement.
Les travailleurs peuvent aussi prendre un certain temps avant de s’habituer à travailler à distance. Vous devez donc être à l’écoute de chacune de leurs craintes afin de diminuer leur stress.
2. Préoccupez-vous du bien-être de vos employés à distance
Une bonne gestion du télétravail commence par le bien-être de ses employés. Appelez-les régulièrement pour leur demander de leurs nouvelles et pour savoir comment ils se sentent. Une culture d’entreprise axée uniquement sur la productivité ne sera jamais efficace si elle ne tient pas compte de ses employés.
Fournissez-leur des ressources pour qu’ils puissent s’aménager un espace de travail ergonomique. Offrez-leur, par exemple, un écran assez grand pour qu’ils puissent travailler sans se pencher.
Essayez de tout faire pour compenser les avantages que les employés auraient eus dans leur milieu de travail, comme les activités sociales par exemple.
3. Définissez clairement des règles et des objectifs
Pour que le travail à distance soit avantageux pour tout le monde, il faut d’abord que chaque employé connaisse son rôle et ce qui est attendu de lui. Il faut donc commencer par fixer des objectifs clairs pour que chaque employé sache exactement ce qui doit être livré.
Les objectifs doivent être SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement défini).
4. Communiquez le plus souvent possible
La communication est un des éléments les plus importants dans la gestion du télétravail. Pour que les employés puissent être en mesure de bien faire leur travail, ces derniers doivent être capables de collaborer efficacement.
La gestion du télétravail implique donc de mettre en place des outils de communications virtuels comme Slack, Zoom, Hangout ou Microsoft Teams. Il est conseillé de communiquer régulièrement à l’aide de ces outils.
5. Adaptez votre style de leadership au travail à distance
Ayez une attitude positive à l’égard du travail à distance. Si vous ne croyez pas au télétravail, vos employés n’y croiront pas non plus. Puisque vous ne pouvez pas surveiller vos employés, adoptez un mode de gestion par résultats. Reconnaissez les bons coups de vos employés et récompensez-les lorsqu’ils le méritent.
6. Évitez la micro-gestion
Pour que le télétravail soit avantageux pour votre entreprise, vous devez faire confiance à vos employés. Évitez donc de faire de la micro-gestion. Vos employés se sentiront trop contrôlés et cela va leur générer de l’anxiété.
7. Informez régulièrement vos employés de la situation de l’entreprise
Les employés aiment être au courant de la situation de l’entreprise dans laquelle ils travaillent, et ce, peu importe si les nouvelles sont bonnes ou mauvaises. Informez-les donc régulièrement, soit lors d’une réunion virtuelle à chaque semaine ou dans un courriel hebdomadaire.
GNL Technologies vous accompagne dans votre virage vers le télétravail
Si vous avez besoin d’être accompagnés pour la mise en place du télétravail dans votre entreprise, discutez avec nous dès maintenant! Nous répondrons à toutes vos questions avec plaisir pour vous offrir le service qui correspond à vos besoins.
