Les entreprises qui désirent se tourner vers un mode de travail à distance et ne plus payer de locaux coûteux peuvent facilement « dématérialiser leurs activités » grâce au système GED (gestion électronique des documents). Voici comment.

Tous les documents dans un Cloud

Vous désirez implanter une structure de travail à distance pour votre entreprise? Il faut alors faire en sorte que tout soit exécutable et gérable par Internet ou par Intranet. Le Système GED permet aux gestionnaires et aux équipes de travail d’avoir accès à une base de données centrale et sécurisée (un Cloud) qui contient tous les documents permettant de travailler efficacement. Il peut s’agir de documents Word, de tableaux Excel, de PDF, de photos ou de documents papier numérisés (factures, soumissions, etc.).

Mais le système GED va plus loin : ce sont les données du système informatique, mais aussi de la téléphonie et des services d’impression qui peuvent être accessibles à distance. Tout est regroupé dans le Cloud.

Il ne s’agit pas ici d’un Cloud tel que Google Drive, Dropbox ou OneDrive, mais bien d’un Cloud dédié uniquement à votre entreprise (qui fait la location ou l’achat d’un serveur sécurisé sur lequel seront contenues les données). Vous déterminez la puissance de la bande passante dont vous aurez besoin et le système connecte tous vos appareils (téléphones fixes et mobiles, ordinateurs fixes et portables, imprimantes, etc.) à des fonctionnalités mobiles ainsi qu’à d’autres fonctionnalités de gestion et de communication. Votre entreprise peut gérer le serveur ou le faire gérer par des professionnels.

Les avantages du système GED

La gestion électronique des documents permet de :

   1. Travailler efficacement à distance en équipe

Les documents sont accessibles à distance par les équipes, que ce soit pour le téléchargement, la rédaction, la consultation, la modification ou les commentaires. Le tout s’effectue à l’aide d’applications conviviales et efficaces pour gérer les communications et le travail d’équipe.

Les documents sont regroupés en un seul endroit (le Cloud) et de façon structurée et pratique. La recherche rapide de documents peut se faire par type (PowerPoint, Word, Excel, PDF, etc.) ou par mot-clé. Les versions précédentes de chaque document sont conservées et l’auteur de chaque modification est connu.

Les collègues peuvent communiquer par messages textes, se joindre par appel-conférence ou vidéoconférence, effectuer des partages d’écrans, clavarder, indiquer leur présence en ligne et envoyer des courriels. Même les collègues ou clients à l’étranger peuvent se joindre aux communications.

   2. Les documents papiers (factures, contrats, etc.) peuvent être numérisés et intégrés au système comptable ou de gestion.

   3. L’impression de documents peut se faire à distance.

   4. Les frais sont peu élevés.

Seuls le forfait Internet et la location du serveur sont à payer. La gestion électronique de documents est donc accessible aux grandes et aux petites entreprises.

   5. Les techniciens n’ont pas à se rendre chez vos employés.

Tout s’effectue à distance!

Faites la transition maintenant!

Contactez GNL technologies pour obtenir des informations supplémentaires sur le système GED (gestion électronique de documents). Nous offrons des services rapides et complets d’installation en entreprises de ce système de bureautique sur Cloud. Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 450-679-0001 pour nous poser toutes vos questions.