La communication unifiée permet l’optimisation des échanges d’informations, entre des collaborateurs ou encore entre une entreprise et ses clients.
Téléphonie IP, messagerie instantanée, conférences audio et vidéo, agendas et répertoires partagés… L’éventail des moyens de communication est aujourd’hui très large. Afin que les collaborateurs – et les clients – puissent bénéficier d’outils performants et pratiques, tout cela doit être parfaitement organisé.
Comprendre les communications unifiées
Par communication unifiée ou UC, on entend interconnexion ou fusion de tous vos moyens de communication via une seule et même plateforme.
Une solution de communication unifiée peut se traduire par la mise en place d’une solution logicielle proposée en cloud computing. Cet agencement a pour but de pouvoir échanger instantanément partout, en temps réel, et depuis n’importe quel appareil.
Des collaborateurs en déplacement peuvent, par exemple, recevoir un message sur leur boîte vocale et y accéder par courriel puis y répondre par messagerie instantanée. Tout devient facile et possible avec une solution de communication unifiée réussie !
Pourquoi mettre en place une communication unifiée ?
Une solution de communication unifiée vise des objectifs de disponibilité et de flexibilité à l’interne et à l’externe.
- Pour les collaborateurs à l’interne : elle améliore l’accès aux ressources à tout moment, depuis n’importe quels lieux et terminaux, qu’ils soient fixes ou mobiles. Leur mise en place optimise aussi les communications internes. Elle améliore les échanges de messages instantanés, permet le partage de documents ou encore d’informations clients au sein d’un groupe de travail.
- L’objectif à l’externe est tout aussi essentiel : il s’agit d’améliorer le service et la satisfaction des clients. Le développement d’une communication unifiée permet à une entreprise d’avoir une interface unique. Clients et fournisseurs désireux d’obtenir un contact rapide seront alors satisfaits.
- Un autre avantage à l’interne est le coût des communications unifiées : cette fusion des moyens de communication permet la réduction des coûts de gestion et de maintenance. Grâce à l’intégration de plusieurs solutions techniques : téléphonie IP, visioconférence, messagerie (courriel et messagerie instantanée), calendrier partagé…
Ne pas négliger la sensibilisation et la formation des utilisateurs
Pour répondre favorablement aux objectifs de disponibilité et de flexibilité, attention à ne pas négliger la formation des utilisateurs ! Même si vos collaborateurs, vos fournisseurs et vos clients sont nombreux à connaître les nouveaux outils de communication mobiles, leur maîtrise n’est pas toujours parfaite. La mise en place d’une communication unifiée doit alors être accompagnée d’une politique de sensibilisation et de formation pour tous les usagers.
Mieux vaut anticiper. Sans formation et période de sensibilisation, votre solution de communication unifiée pourrait être mal mise en place à cause d’incompréhensions ou encore de craintes de l’innovation de la part de vos collaborateurs…
En somme, la mise en place d’une stratégie de communication unifiée vise à améliorer les processus de travail pour gagner en performance et bien sûr à positionner votre compagnie sur le terrain de l’innovation !
N’hésitez pas à communiquer avec un des conseillers experts en communication unifiée de GNL Technologies, nous sommes la référence sur la Rive-Sud de Montréal.
